Accueillir chaleureusement le nouvel arrivant c’est bien et pourtant c’est loin d’être suffisant. Votre nouveau collaborateur devra s’intégrer dans une équipe où tout le monde se connait et à l’habitude de travailler ensemble, il est donc important de lui faciliter au maximum ces premiers instants dans l’entreprise en lui préparant le terrain.
Une intégration réussie est un enjeu important pour l’entreprise et le salarié, il est donc essentiel d’avoir un parcours d’intégration.
Ça y est vous êtes convaincu…? Il n’en reste pas moins LA question que tout opérationnel se pose : Concrètement comment mettre en place un parcours d’intégration efficace ?
Suivez le guide !
Est-ce que tous les documents lui ont été remis ?
Avant l’arrivée de votre nouveau collaborateur rassemblez toutes les informations à lui communiquer concernant son poste : fiche de poste, livret d’accueil, organigramme, présentation de l’entreprise et/ou des produits.
Vérifiez également que tous les documents RH sont en ordre : contrat de travail signé, RIB, mutuelle etc…
Un petit conseil : faites-vous une check-list pour être sûr de ne rien oublier !
Les équipes sont-elles prévenues de son arrivée ?
Assurez-vous que tous les membres de son équipe mais également tous les autres services avec lesquels il sera amené à travailler sont informés de son arrivée et disposent du même niveau d’information (rôle, responsabilité, manager etc…). Un mail fera parfaitement l’affaire.
Anticipez les visites et les rendez-vous de son parcours d’intégration et assurez-vous que tous puissent être disponibles. Rien de plus désagréable et gênant que de faire la visite d’un service quand tout le monde est absent et de présenter des fauteuils vides …
Son poste de travail est-il opérationnel ?
Malheureusement un grand nombre de collaborateurs ne disposent pas de tous leurs accès dès leur premier jour de travail. Au-delà d’une évidente nécessité opérationnelle, il s’agit également de respect et de lui montrer ainsi tout l’intérêt et l’attention que l’entreprise porte à son arrivée.
On fait donc en sorte de prévenir tous les services (comptabilité, informatique, accueil etc…) suffisamment en amont pour disposer le jour J : d’un ordinateur configuré, de fournitures, d’un badge, d’une adresse mail, etc.
Le parcours d'intégration formalisé et personnalisé est-il prêt ?
On n’improvise pas ! Prévoyez pas à pas les étapes de ses premières semaines au sein de l’entreprise. N’oubliez pas de tenir compte dans ce planning des 2 aspects de son intégration : la connaissance du métier et celles des hommes et de la culture de l’entreprise. N’hésitez pas à alterner moments de convivialité et rendez-vous opérationnels.
Un petit déjeuner d’accueil par exemple permettra de briser la glace avant de rencontrer les responsables de service.
N’oubliez pas dans la visite des locaux de lui indiquer les salles de pause, le réfectoire, les sanitaires, les issues de secours, le tableau d’affichage obligatoire entre autres….
L’accueil du collaborateur se fait idéalement par son responsable hiérarchique afin de lui présenter et de lui expliquer son rôle au sein de l’entreprise. Et lors des présentations, soyez concret en présentant les services et leurs missions en portant une attention particulière aux personnes avec lesquelles il interagira dans ses fonctions.
L’arrivée dans une entreprise est très souvent source de stress et peut même être déstabilisant pour le nouvel entrant, il sera donc important de se montrer disponible surtout les premiers temps.
Prévoyez un suivi régulier tout au long de la période d'essai
L’objectif est de planifier sur plusieurs semaines, les étapes opérationnelles de la prise de poste, leurs objectifs et les moyens dont disposent le nouveau collaborateur. Le rythme dépendra du poste et de vos disponibilités mais un point étape la première semaine, à l’issue du premier mois et avant la fin de la période d’essai est un minimum.
Les points peuvent s’espacer avec le temps du moment que vous restez disponible en cas de difficultés.
Si vous identifiez des points de vigilance parlez-en de suite avec le collaborateur pour qu’il puisse s’ajuster. Il serait dommage d’attendre la fin de la période d’essai pour en parler et ne pas lui laisser l’opportunité de rectifier le tir.
Pour faciliter cette intégration et impliquer l’équipe, vous pouvez désigner une personne référente qui pourra accompagner le nouvel arrivant et l’initier aux codes de l’entreprise. Ce mentor pourra également être en charge du suivi de ses apprentissages. Point de vigilance, pour être une expérience gagnante le mentor devra être volontaire.
Vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire pour que tous vos prochains collaborateurs se sentent attendus, accueillis et puissent prendre leur poste avec tout l’enthousiasme et l’efficacité attendue.
Et si vous souhaitez confier cette mission à des professionnelles, n’hésitez pas à nous contacter, on vous concoctera une « on boarding box » sur mesure et rien que pour vous !
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Écrit par Emilie GOYER - BPHR Conseil
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